Definición y evolución
Una oficina virtual es un espacio virtual en el que se llevan a cabo actividades parecidas a las de una oficina convencional.
Ofrece todos los beneficios de una oficina, sin tener la necesidad de ocuparla físicamente. Su mayor ventaja radica en que ofrecen dirección postal, domicilio comercial y fiscal, imprescindible para llevar a cabo gestiones legales, fiscales y laborales. De esta forma, se pueden reducir los gastos iniciales de una oficina física.
Una Oficina Virtual ofrece a las empresas y profesionales una serie de servicios: recepción de llamadas, recepción de correspondencia y mensajería, domiciliación legal (social y/o fiscal) de la empresa, atención de visitas. También pueden ofrecer servicios de asesoría fiscal/laboral, creación página web y marketing digital, uso de espacios para trabajar o reuniones por horas, etc.
Ralph Gregory fue quién tuvo la idea en el año 1994, cuando fundó la llamada ‘Virtual Office Inc‘.
Este concepto ha avanzado mucho debido a la capacidad de las empresas para funcionar de forma remota mediante el uso de una tecnología en constante evolución. La irrupción de softwares como Skype, Teams, Google Hangouts y muchas otras han permitido a los empresarios reducir los gastos de alquiler de oficinas.
Las oficinas virtuales y las domiciliaciones comerciales están incrementando su popularidad entre los empresarios. Son perfectas para emprendedores y startups en las primeras fases de creación. También son ideales para compañías que se están introduciendo en nuevos sectores, buscando simplificar la administración interna o simplemente para las empresas que necesitan tener presencia digital.
¿Para quién son las oficinas virtuales?
Una oficina virtual es la opción ideal para:
- Autónomos o freelances que trabajan desde casa y necesitan una dirección de empresa. De esta manera evitan dar la dirección de su domicilio particular y ofrecen una imagen cuidada y profesional.
- Empresas de nueva creación que necesitan un domicilio social, fiscal y profesional.
- Multinacionales y grandes corporaciones o empresas en expansión internacional que quieren tener delegaciones en distintas localidades.
- Negocios online que necesitan tener un domicilio social.
Por tanto, es muy útil tanto a multinacionales, como a pymes, emprendedores o autónomos. Gracias a la domiciliación de sociedades se pueden reducir los gastos iniciales de una oficina física.
¿Cuáles son las ventajas de una oficina virtual?
Si tu negocio cumple cualquiera de las situaciones descritas anteriormente, deberías considerar contratar una oficina virtual o domiciliación comercial. Te puede dar grandes beneficios. Por ejemplo, tener la dirección (fiscal y postal) de tu negocio en cualquier lugar, una zona de negocios importante de Madrid ó Barcelona, o por el contrario, en un entorno natural de Asturias. Todo dependerá de la imagen que quieras proyectar de tu negocio.
La oficina virtual y la domiciliación comercial ofrecen muchos y diferentes beneficios a los propietarios de negocios.
Suben un escalón en el nivel de profesionalidad de tu negocio. Si normalmente trabajas desde casa y no tienes ningún tipo de servicio virtual, te verás obligado a poner la dirección y el número de teléfono de tu casa en tus datos de contacto. Pero, con los servicios que te ofrecen las oficinas virtuales, transmites más confianza a tus potenciales clientes y una sensación de que tu negocio está totalmente establecido, lo cual ayuda a convencer a tus clientes.
No te atan a una única localización. Puedes acceder a tu negocio en cualquier momento y en cualquier lugar, siempre y cuando tengas la tecnología e infraestructura adecuada. Esta flexibilidad, que te ofrecen las oficinas virtuales y domiciliaciones, te permitirá controlar tu negocio de una forma ágil y eficiente, consiguiendo de esta forma una mejor conciliación familiar.
La ausencia de una oficina física significa que no tienes que gastar tiempo para ir y venir de la oficina. Estos dos servicios virtuales te permiten que tu negocio esté donde tú estás y no donde está tu oficina.
Y por último, los costes que tiene contratar una oficina virtual o una domiciliación normalmente son mucho menores que alquilar una oficina tradicional e incluso que un espacio de coworking.
¿Cuánto cuesta una oficina virtual?
El coste mensual total de tu oficina virtual o domiciliación dependerá de:
- Los servicios que necesites. Obviamente, a más servicios, mayor será el coste mensual.
- La ubicación. Las direcciones de las oficinas virtuales y domiciliaciones comerciales en Madrid o Barcelona, en zonas prestigiosas siempre costarán más.
Los precios de las domiciliaciones comerciales por lo general van de 25€ a 60€ por mes para un paquete postal básico, que solo brinda una dirección comercial y servicios de recepción de correo.
Con estos rangos de tarifas, y dependiendo de tu ubicación, puedes comprobar que el precio para contratar una oficina virtual puede ser significativamente menor de lo que te costaría alquilar una oficina. Para los empresarios y empresas de nueva creación que buscan obtener una imagen más profesional, alquilar una domiciliación comercial o una oficina virtual podría ser la solución perfecta. Échale un ojo a nuestras oficinas virtuales en Asturias.
A medida que creces, es probable que estos servicios ya no sean adecuados para tu equipo en crecimiento y que prefieras estar una oficina. En este caso, es posible que quieras contratar un espacio de coworking, oficinas o quizás tus propias instalaciones. Échale un vistazo a los espacios de coworking y oficinas que ofrecemos en Cowtainers.
